Pengertian Perencanaan: Apa itu Perencanaan?

By On Wednesday, March 29th, 2017 Categories : Artikel

Perencanaan (Planning) merupakan suatu fungsi manajemen yang paling utama. Pada urutan kegiatan, perencanaan merupakan awal kegiatan. Fungsi yang lain akan bekerja setelah diberi arahan oleh bagian perencanaan. Secara umum, perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan dengan jelas strategi (program), taktik (cara melaksanakan program), dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi (perusahaan). Oleh karena itu, pengertian perencanaan adalah proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai. Perencanaan memberikan informasi untuk mengkoordinasikan pekerjaan secara akurat dan efektif. Suatu rencana yang baik harus berdasarkan sasaran, bersifat sederhana, mempunyai standar, fleksibel, seimbang, dan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dulu.

Berikut ini Pengertian Perencanaan yang dikemukakan oleh beberapa ahli:

Douglas: Perencanaan adalah suatu proses kontinu dari pengkajian, membuat tujuan dan sasaran, dan mengimplementasikan serta mengevaluasi atau mengontrolnya.

Alexander: Perencanaan adalah memutuskan seberapa luas akan dilakukakan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Steiner: Perencanaan adalah suatu proses memulai dengan sasaran-sasaran, batasan strategi, kebijakan, dan rencana detail untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk menerapkan keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja dan umpan balik terhadap pengenalan siklus perencanaan baru.

Umumnya, dalam suatu perencanaan seorang manajer atau pemgambil keputusan akan memulai dengan menjawab pertanyaan 5W dan 1H, seperti berikut ini:

What: seorang manajer harus menjawab pertanyaan, apa yang hendak dicapai dan dirumuskan dalam mencapai tujuan tertentu.
Why: seorang manajer harus menjawab, mengapa hal itu yang menjadi tujuan, bukan yang lain. Manajer harus bisa memberi alasan yang disertai analisisnya.
Where: seorang manajer harus mampu mempertanggung jawabkan pemilihan lokasi perusahaan. Misalnya, mengapa memilih lokasi dekat konsumen? Tentunya keputusan pemilihan tempat itu harus dapat dipertanggungjawabkan manajer dilihat dari aspek ekonomis, sosial, dan teknis.
When: seorang manajer atau pengambil keputusan harus dapat dengan tepat menentukan jadwal pekerjaan yang harus diselesaikan.
Who: seorang manajer harus mempertanggungjawabkan mengapa orang-orang itu yang dipilih untuk melaksanakan suatu pekerjaan. bukan orang lain. Manajer harus memberi alasan tersebut.
How: seorang manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan. Seorang manajer tidak selalu harus melaksanakan suatu pekerjaan seorang diri. Pekerjaan tersebut dapat pula dilimpahkan kepada stafnya.

Dilihat dari jenjang manajemen, perencanaan dibagi menjadi tiga jenjang perencanaan, yaitu sebagai berikut:

Perencanaan jenjang atas (top-level). Di jenjang ini, perencanaan lebih bersifat strategis, yaitu memberi petunjuk umum, merumuskan tujuan, mengambil keputusan, dan memberi petunjuk pola penyelesaian, dan bersifat menyeluruh. Perencanaan jenjang atas lebih menekankan pada tujuan jangka panjang dari perusahaan. Perencanaan ini menjadi tanggung jawab manajemen puncak.

Perencanaan jenjang menengah (middle-level): Pada jenjang ini, perencanaan lebih bersifat admistratif menyangkut cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan. Perencanaan jenjang menengah menjadi tanggung jawab manajemen menengah (madya).

Perencanaan jenjang bawah (low-level): Pada jenjang ini, perencanaan lebih memfokuskan untuk menghasilkan sehingga perencanaan mengarah pada pelaksanaan atau operasional. Perencanaan jenjang bawah menjadi tanggung jawab manajemen pelaksana.

Syarat-syarat perencanaan yang baik adalah sebagai berikut:

Memiliki tujuan yang jelas,
Bersifat sederhana (simple), dalam arti tidak muluk-muluk, sehingga tidak terlalu sulit dalam pelaksanaannya,
Memuat analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan,
Bersifat fleksibel, dalam arti dapat berubah sesuai perkembangan yang ada,
Memiliki keseimbangan, yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam perusahaan dengan tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan,
Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna.

Manfaat perencanaan dapat kita lihat seperti berikut ini:

Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan terorganisasi menuju arah yang sama.
Perencanaan yang disusun berdasarkan penelitian yang akurat akan menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Perencanaan memuat standar-standar atau batas-batas tindakan dan biaya sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan.
Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan, sehingga aparat pelaksana memiliki irama atau gerak dan pandangan yang sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Sekian uraian tentang Pengertian Perencanaan: Apa itu Perencanaan?, semoga bermanfaat.