Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Manfaat Labu Siam yang Jarang Dipikirkan
Manfaat Labu Siam yang Jarang Dipikirkan
Sejuta Khasiat Labu Siam Bagi Kesehatan
Sejuta Khasiat Labu Siam Bagi Kesehatan
7 Khasiat Madu untuk Kesehatan
7 Khasiat Madu untuk Kesehatan
Anda Pasti Akan Menitikkan Air Mata Ketika Membaca Isi Halaman Ini
Anda Pasti Akan Menitikkan Air Mata Ketika Membaca Isi Halaman Ini

Apa Pengertian Kemiosmosis

16 April 2014 Category: Sains
Apa Pengertian Kemiosmosis – Selama chemiosmosis, energi bebas dari serangkaian reaksi redoks yang membentuk rantai transpor elektron digunakan untuk memompa ion hidrogen (proton) melintasi membran. Distribusi yang tidak merata + ion H melintasi membran menetapkan baik konsentrasi dan gradien listrik (dengan demikian, gradien elektrokimia) karena muatan positif ion hidrogen dan agregasi mereka di salah satu

Upaya Pelestarian Lingkungan Hidup dalam Pembangunan Berkelanjutan

16 April 2014 Category: Sains
(Upaya Pelestarian Lingkungan Hidup dalam Pembangunan Berkelanjutan) – Melestarikan lingkungan hidup merupakan kebutuhan yang tidak bisa ditunda lagi dan bukan hanya menjadi tanggung jawab pemerintah atau pemimpin negara saja, melainkan tanggung jawab setiap insan di bumi, dari balita sampai manula. Setiap orang harus melakukan usaha untuk menyelamatkan lingkungan hidup di sekitar kita sesuai dengan kapasitasnya

Pendidikan | Management Keuangan

16 April 2014 Category: Sains
Flow analysis adalah analisis untuk pengambilan keputusan penaksiran nilai yang mengikuti flow atau arus pasar. Gehrig dan Menkhoff (2003) melakukan penelitian mengenai penggunaan flow analysis oleh manajer investasi (fund manager) dan foreign exchange dealer di Eropa. Salah satu hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat kepentingan penggunaan informasi yang didapat dari analisis teknikal untuk mengambil keputusan adalah

Beberapa Macam Pembagian Konsep Diri

16 April 2014 Category: Sains
(Beberapa Macam Pembagian Konsep Diri) – Konsep diri terbagi menjadi beberapa bagian. Pembagian Konsep diri tersebut di kemukakan oleh Stuart and Sundeen ( 1991 ), yang terdiri dari: 1. Gambaran diri (Body Image) (Selengkapnya…) 2. Ideal Diri (Selengkapnya…) 3. Harga diri (Selengkapnya…) 4. Peran Diri (Selengkapnya…) 5. Identitas Diri (Selengkapnya…)

Pengaruh negatif globalisasi terhadap nilai- nilai nasionalisme

16 April 2014 Category: Sains
Menurut pendapat Krsna (Pengaruh Globalisasi Terhadap Pluralisme Kebudayaan Manusia di Negara Berkembang.internet.public jurnal.september 2005). Sebagai proses, globalisasi berlangsung melalui dua dimensi dalam interaksi antar bangsa, yaitu dimensi ruang dan waktu. Ruang makin dipersempit dan waktu makin dipersingkat dalam interaksi dan komunikasi pada skala dunia. Globalisasi berlangsung di semua bidang kehidupan seperti bidang ideologi, politik, ekonomi,

Kerusakan Lingkungan Hidup

16 April 2014 Category: Sains
(Kerusakan Lingkungan Hidup) – Berdasarkan faktor penyebabnya, bentuk kerusakan lingkungan hidup dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu: 1. Bentuk Kerusakan Lingkungan Hidup Akibat Peristiwa Alam Berbagai bentuk bencana alam yang akhir-akhir ini banyak melanda Indonesia telah menimbulkan dampak rusaknya lingkungan hidup. Dahsyatnya gelombang tsunami yang memporak-porandakan bumi Serambi Mekah dan Nias, serta gempa 5 skala Ritcher

Pengertian dan Ciri Ciri Gangguan Kepribadian Skizoid

16 April 2014 Category: Sains
(Pengertian Gangguan Kepribadian Skizoid) – Simtom utama gangguan kepribadian skizoid adalah tidak tertarik kepada orang-orang lain atau hubungan-hubungan sosial. Orang yang menderita gangguan kepribadian skizoid tidak hanya tidak bergaul dengan orang-orang lain, tetapi ia juga jarang memberikan respon terhadap orang-orang lain. Misalnya, dia acuh tak acuh terhadap pujian atau kritik dari orang-orang lain, dan ia