Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Manfaat Labu Siam yang Jarang Dipikirkan
Manfaat Labu Siam yang Jarang Dipikirkan
Sejuta Khasiat Labu Siam Bagi Kesehatan
Sejuta Khasiat Labu Siam Bagi Kesehatan
7 Khasiat Madu untuk Kesehatan
7 Khasiat Madu untuk Kesehatan
Anda Pasti Akan Menitikkan Air Mata Ketika Membaca Isi Halaman Ini
Anda Pasti Akan Menitikkan Air Mata Ketika Membaca Isi Halaman Ini

IPA: Energi Baru dan Terbarukan

16 April 2014 Category: Sains
Minyak merupakan sumber energi utama di Indonesia. Pemakaiannya terus meningkat baik untuk komoditas ekspor yang menghasilkan devisa maupun untuk memenuhi kebutuhan energi dalam negeri. Sementara cadangannya terbatas sehingga pengelolaannya harus dilakukan seefisien mungkin. Karena itu, ketergantungan akan minyak bumi untuk jangka panjang tidak dapat dipertahankan lagi sehingga perlu ditingkatkan pemanfaatan energi baru dan terbarukan. Energi

Mukjizat Al Qur`an – Qur’an

16 April 2014 Category: Sains
Alquran adalah kitab petunjuk bagi seluruh manusia (hudan li al-nas), yang di dalamnya juga mengandung penjelasan (bukti-bukti) sebagai petunjuk. Bukti-bukti itulah yang kita katakan sebagai mukjizat, karena dengan bukti-bukti tadi manusia tidak dapat mengingkari kebenaran isi Alquran. Selain mukjizat dari segi kekuatan bahasa, ketepatan berita sejarah maupun kejadian yang akan datang, serta keadilan hukum-hukum yang

Pengertian Internet dalam Technology

16 April 2014 Category: Sains
(Pengertian Internet dalam Technology) – Internet adalah Singkatan dari Interconnection Networking. The network of the networks. Diartikan sebagai a global network of computer networks atau sebuah jaringan komputer dalam skala global/mendunia. Jaringan komputer ini berskala internasional yang dapat membuat masing-masing komputer saling berkomunikasi. Network ini membentuk jaringan inter-koneksi (Inter-connected network) yang terhubung melalui protokol TCP/IP.

Pengertian Masyarakat primitif

16 April 2014 Category: Sains
Masyarakat primitif disebut juga masyarakat sederhana, di mana perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologinya belum mengalami perkembangan yang berarti, bahkan terbatas hany berhubungan dengan usaha mencari dan menghasilkan bahan makanan hanya untuk memenuhi kebutuhan hidupnya sendiri. Sehingga hasil produksi yang dihasilkan oleh masyarakat primitif masih sangat rendah. Masyarakat primitif umumnya memiliki mata pencaharian berburu karena belum

Contoh Simbiosis Parasitisme

16 April 2014 Category: Sains
Contoh Simbiosis Parasitisme. Parasitisme adalah hubungan antara dua organisme di mana satu biasanya dirugikan dan yang lain mendapat manfaat dari hubungan tersebut. Parasit lebih kecil ukurannya dari organisme inangnya dan dapat mereproduksi cepat, menyebabkan lebih banyak kerusakan pada inang. Secara umum dibagi menjadi dua jenis yaitu, Endoparasit hidup di dalam tubuh inang dan ektoparasit hidup

Sejarah Sunan Giri

16 April 2014 Category: Sains
Sunan Giri Ia memiliki nama kecil Raden Paku, alias Muhammad Ainul Yakin. Sunan Giri lahir di Blambangan (kini Banyuwangi) pada 1442 M. Ada juga yang menyebutnya Jaka Samudra. Sebuah nama yang dikaitkan dengan masa kecilnya yang pernah dibuang oleh keluarga ibunya–seorang putri raja Blambangan bernama Dewi Sekardadu ke laut. Raden Paku kemudian dipungut anak oleh

Pengertian dan Deskripsi Seni Lukis Fauvisme

16 April 2014 Category: Sains
(Pengertian dan Deskripsi Seni Lukis Fauvisme) – Fauvisme adalah aliran yang menghargai ekspresi ( ekspresi adalah album dari penyanyi Titi DJ yang dirilis pada tahun 1988 dengan label Granada Records dan melibatkan Indra Lesmana sebagai music director. Walaupun album ini tidak bergitu laris dipasaran, namun lagu ekspresi menjadi lagu identik dengan Titi DJ dan sempat