Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

IPA: Pengertian Karbohidrat Adalah?

24 April 2014 Category: Sains
Karbohidrat adalah nama umum untuk bahan-bahan yang mengandung unsur karbon (C), hidrogen (H), dan oksigen (O) yang tersusun dalam suatu susunan tertentu. Karbohidrat tersusun oleh ketiga unsur tersebut dengan komposisi CnH2nOn. Jenis karbohidrat yang biasa dikonsumsi jenisnya bermacam-macam, misalnya gula, tepung (amilum), dan serat (selulosa). Karbohidrat merupakan zat makanan yang kita peroleh dari tumbuh-tumbuhan. Dapatkah

Pengertian Repeater dan Fungsi Repater dalam Jaringan

24 April 2014 Category: Sains
(Pengertian Repeater dan Fungsi Repater dalam Jaringan) – Repeater adalah suatu alat yang berfungsi memperluas jangkauan sinyal WIFI yang belum tercover oleh sinyal dari server agar bisa menangkap sinyal WIFI. Perangkat Repeater harus 2 alat, yakni untuk menerima sinyal dari server (CLIENT) dan untuk menyebarkan lagi sinyal Wifi (accespoint) Fungsi Repeater Untuk mengover daerah-daerah yang

Perkembangan Fisik Pada Masa Remaja

24 April 2014 Category: Sains
(Perkembangan Fisik Pada Masa Remaja) – Perubahan yang paling dirasakan oleh remaja pertama kali adalah perubahan fisik. Terjadi pubertas yaitu proses perubahan yang bertahap dalam internal dan eksternal tubuh anak-anak menjadi dewasa. Perubahan hormon termasuk hormone seksual membuat remaja menjadi tidak nyaman dengan dirinya dan juga sekaligus jadi sering terlalu fokus pada kondisi fisiknya. Misalnya

Kemagnetan: Induksi Magnetik (Memberikan Sifat Magnet Kepada Besi atau Baja)

24 April 2014 Category: Sains
Menginduksikan magnet ialah memberikan sifat magnet kepada besi atau baja tanpa disentuhkan kepadanya. Caranya adalah dengan mendekatkan sebatang besi atau baja ke magnet batang yang kuat. Ujung besi yang dekat ke salah satu kutub magnet itu. Misalnya A adalah kutub utara magnet batang. Ujung C pada batang besi (misalnya paku) menjadi kutub selatan. Jika ujung

Pengertian dan Definisi Etika

24 April 2014 Category: Sains
Pengertian Etika – Istilah Etika berasal dari bahasa Yunani kuno. Bentuk tunggal kata ‘etika’ yaitu ethos sedangkan bentuk jamaknya yaitu ta etha. Ethos mempunyai banyak arti yaitu : tempat tinggal yang biasa, padang rumput, kandang, kebiasaan/adat, akhlak,watak, perasaan, sikap, cara berpikir. Sedangkan arti ta etha yaitu adat kebiasaan. Arti dari bentuk jamak inilah yang melatar-belakangi

Mengenal Hubungan DNA, Gen, dan Kromosom

24 April 2014 Category: Sains
Bagian utama sebuah sel adalah nukleus, di dalam nukleus terdapat benang-benang halus yang disebut kromatin. Pada saat sel akan mulai membelah diri, benang-benang halus tersebut menebal, memendek dan mudah menyerab warna membentuk kromosom. Kromosom adalah struktur padat yang terdiri dari dua komponen molekul, yaitu DNA dan protein. Secara struktural perubahan DNA dan protein menjadi kromosom

Kenakalan Remaja, Faktor Penyebab dan Cara Pencegahanya

24 April 2014 Category: Sains
Di era modern ini Kenakalan remaja sudah melebihi batas yang sewajarnya. Banyak anak dibawah umur yang sudah mengenal Rokok, Narkoba, Sex bebas, dan terlibat banyak tindakan kriminal lainnya. Anda dapat melihat brutalnya remaja jaman sekarang. Kenakalan remaja timbul karena beberapa faktor berikut ini: Kurangnya kasih sayang orang tua. Kurangnya pengawasan dari orang tua. Pengaruh dari