Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Tags:

, , , , , , , ,
Gunung api – Pada umumnya aliran lava terjadi pada lava basaltik yang bersifat cair karena kandungan silikanya relatif kecil. Lava basaltik akan mengalir dengan mudah pada daerah yang luas atau kadang-kadang menyerupai bentuk lidah. Ada kalanya aliran lava basaltik bisa mencapai puluhan kilometer dengan kecepatan aliran antara 10 sampai 300 meter per jam. Sebaliknya aliran @more..
(Kelahiran Prematur: Komplikasi dan Penyulit Dalam Kehamilan) – Persalinan dikatakan preterm jika terjadi sebelum akhir umur kehamilan 37 minggu. Bayi yang dilahirkan kurang dari 37 minggu dari hari pertama haid terakhir dinamakan preterm. Bayi yang dilahirkan dengan berat badan kurang dari 2500 gram termsuk dalam kategori berat badan lahir rendah. Insiden kelahiran prematur kurang lebih @more..
Difusi adalah proses transportasi pasif di mana molekul bergerak dari daerah konsentrasi tinggi ke salah satu konsentrasi yang lebih rendah. Difusi adalah proses pasif transportasi. Zat tunggal cenderung bergerak dari daerah konsentrasi tinggi ke daerah konsentrasi rendah sampai konsentrasi yang sama di antara berbagai ruang. Anda sudah familiar dengan difusi zat melalui udara. Misalnya, pikirkan @more..
(Sejarah Berdirinya Candi Borobudur) – Candi borobudur merupakan salah satu obyek wisata yang terkenal di Indonesia yang terletak di Borobudur, Magelang, Jawa Tengah. Nama Borobudur berasal dari gabungan kata Boro dan Budur, Boro berasal dari kata Sangsekerta berarti “ Vihara” yang berarti komplek Candi dan Bihara atau juga asrama ( Menurut Purwacaraka Dan Stuten Herm @more..
Sistem operasi memiliki tugas untuk mengatur bagian memori yang sedang digunakan dan mengalokasikan jumlah dan alamat memori yang diperlukan, baik untuk program yang akan berjalan maupun untuk sistem operasi itu sendiri. Tujuan dari manajemen memori utama adalah agar utilitas CPU meningkat dan untuk meningkatkan efisiensi pemakaian memori. Memori utama atau lebih dikenal sebagai memori adalah @more..