Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Tags:

(Sistem Sirkulasi Pada Hewan Avertebrata) – Tidak semua hewan Avertebrata memiliki sistem transportasi. Pada hewan protozoa dan porifera belum mempunyai sistem transportasi khusus. Sedangkan pada corlentera dan platyhelmynthes, transportasi di lakukan oleh saluran pencernaan yang sekaligus sebagai alat transportasi @more..
(Pengertian Internet dan Pemanfaatannya) – Internet   ialah sebuah jaringan  komputer dunia yang disambungkan dengan jaringan  yang lebih kecil dan bergerak lebih perlahan. Ia mempunyai amat banyak informasi  untuk dicapai oleh siapa saja, dan menyediakan penghantaran informasi ke seluruh dunia. Pada saat ini, internet   boleh disambung melalui pelbagai cara menggunakan layanan komersil atau penyedia layanan internet @more..
Pengertian Suhu adalah besaran termodinamika yang menunjukkan besarnya energi kinetik translasi rata-rata molekul dalam sistem gas; suhu diukur dengan menggunakan termometer (kamus kimia : balai pustaka : 2002), Suhu menunjukkan derajat panas benda. Mudahnya, semakin tinggi suhu suatu benda, semakin panas benda tersebut. Secara mikroskopis, suhu menunjukkan energi yang dimiliki oleh suatu benda. Setiap atom @more..
(Perbedaan Router dengan Switch) – Router merupakan perangkat jaringan yang bekerja pada OSI Layer 3, Network Layer. Pada layer ini sudah dikenal pengalamatan jaringan menggunakan IP Address, dan router ini berperan penting sebagai penghubung/penerus paket data antara dua segmen jaringan atau lebih. Router berfungsi utama sebagai penghubung antar dua atau lebih jaringan untuk meneruskan data @more..
Difusi adalah proses transportasi pasif di mana molekul bergerak dari daerah konsentrasi tinggi ke salah satu konsentrasi yang lebih rendah. Difusi adalah proses pasif transportasi. Zat tunggal cenderung bergerak dari daerah konsentrasi tinggi ke daerah konsentrasi rendah sampai konsentrasi yang sama di antara berbagai ruang. Anda sudah familiar dengan difusi zat melalui udara. Misalnya, pikirkan @more..