Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Tags:

Vitamin adalah suatu zat senyawa kompleks yang sangat dibutuhkan oleh tubuh kita yang berfungsi untuk mambantu pengaturan atau proses kegiatan tubuh. Tanpa vitamin manusia, hewan dan makhluk hidup lainnya tidak akan dapat melakukan aktifitas hidup dan kekurangan vitamin dapat menyebabkan memperbesar peluang terkena penyakit pada tubuh kita. Vitamin berdasarkan kelarutannya di dalam air : – @more..
Perbedaan Antara Software dan Aplikasi – Perbedaan Utama: Software, atau perangkat lunak komputer, adalah kumpulan program yang menyediakan instruksi untuk komputer. Software pada dasarnya adalah sistem operasi dan semua program yang terkait. Aplikasi perangkat lunak, juga dikenal sebagai aplikasi atau app, adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu pengguna melakukan berbagai tugas pada komputer. @more..
Ikatan hidrogen adalah ikatan lemah yang terbentuk diantara atom hidrogen bermuatan positif dalam satu molekul yang terikat secara kovalen dengan molekul lain yang terikat secara kovalen tetapi bermuatan negatif. Sebagai contoh, air membentuk ikatan hidrogen diantara molekul-molekul air. Karena atom-atom dalam air membentuk ikatan kovalen polar, daerah positif pada H2O disekeliling proton hidrogen menarik daerah @more..
Berkat kemajuan transportasi dan komunikasi, saat ini masyarakat sangat mudah melakukan kegiatan perpindahan penduduk. Perpindahan penduduk dari satu tempat ke tempat lain baik untuk menetap maupun sementara, perseorangan maupun kelompok disebut migrasi. Kamu tentu sadar bahwa masyarakat Indonesia tinggal di daerah rawan bencana, terutama gempa bumi dan gunung meletus. Hanya Pulau Kalimantan yang tidak memiliki @more..
(19 Metode dalam Mengajar) – 19 metode yang dapat digunakan untuk menyampaikan pemahaman guru kepada muridnya. Namun di sini kami akan difokuskan pada pembahasan metode infiltrasi dan metode dikte yang digunakan dalam pembelajaran. Adapun metode infiltrasi terdapat pada poin ke- 13 dan metode Dikte pada poin ke-19. Macam Macam Metode Mengajar 1. Metode Ceramah Metode @more..