Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

Tabel Kearsipan

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

 

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :

Source: Kearsipan

Tags:

Pengertian Rantai Makanan dan Contoh Rantai Makanan

Pengertian Rantai Makanan dan Contoh Rantai Makanan – Setiap makhluk hidup membutuhkan energi untuk hidup. Setiap hewan melakukan sesuatu (berlari, melompat) mereka menggunakan energi untuk melakukannya. Hewan mendapatkan energi dari makanan yang mereka makan, dan semua makhluk hidup mendapatkan...

Perdarahan Antepartuma INSERTIO VELAMENTOSA: Komplikasi dan Penyulit Dalam Kehamilan

(Perdarahan Antepartuma INSERTIO VELAMENTOSA: Komplikasi dan Penyulit Dalam Kehamilan) – Jenis insersi tali pusat ini sangat penting dari segi praktis karena pembuluh-pembuluh umbilicus, di selaput ketuban, berpisah jauh dari tepi plasenta, dan mencapai keliling tepi plasenta dengan hanya di...

Pengertian dan Definisi dari DNS (Domain Name System)

Pengertian DNS (Domain Name System) adalah sebuah sistem yang menyimpan informasi tentang nama host maupun nama domain dalam bentuk basis data tersebar (distributed database) di dalam jaringan komputer, misalkan: Internet. DNS menyediakan alamat IP untuk setiap nama host dan...

Pemeriksaan Penunjang Pneumonia

Sinar x : mengidentifikasi distribusi struktural; dapat juga menyatakan abses luas/infiltrat, empiema(stapilococcus); infiltrasi menyebar atau terlokalisasi (bakterial); atau penyebaran /perluasan infiltrat nodul (virus). Pneumonia mikoplasma sinar x dada mungkin bersih. Analisa Gas Darah (Analisa Gas Darah) : tidak normal...

Sekolah Perguruan Islam Al-Azhar

Perkembangan teknologi informasi (TI) yang pesat saat ini telah menimbulkan paradigma-paradigma baru dalam berbagai bidang kehidupan, termasuk di dalamnya bidang pendidikan. Paradigma baru dalam pendidikan itu diantaranya adalah: (i) penggunaan multimedia interaktif dalam pembelajaran, dan (ii) penyelenggaraan pendidikan secara...